Allmän handling – nu med extra allt!
Det går inte en dag utan att svenska myndigheter och kommuner hittar på nya kreativa sätt att göra det så dyrt som möjligt att granska dem. Ofoget att leka säljare istället för att hjälpa till sprider sig.
Allmänhetens insyn i myndigheternas verksamhet ses som så viktig för demokratin att den slagits fast i grundlag genom offentlighetsprincipen.
Grundförutsättningen är att en allmän handling är gratis att ta del av. Myndigheten får inte ta betalt för att ta fram handlingen, för arbetet med att sekretesspröva den, eller för att låta någon läsa, eller scanna eller fota av, handlingen på plats.
Däremot får myndigheten ta betalt för kopior. Eller för arbetet att göra en avancerad sammanställning av uppgifter som inte redan finns som en befintlig handling på myndigheten.
Men allt fler verkar nu göra undantagen till regel.
Jag mejlar Bolagsverket för att be om en lista över företag som inte har följt ett visst regelverk. Efter lång väntan och påstötningar får jag veta att det kommer att ta två timmar att ta fram uppgifterna och kosta 668 kronor.
Jag frågar hur många företag det handlar om och om det verkligen inte redan finns en sådan lista hos myndigheten. Jag får svaret att det är 95 företag och att de inte vet om någon frågat om den tidigare.
Jag undrar hur de kan veta att det är 95 företag om det inte finns någon lista och föreslår att jag kan skicka någon till myndigheten som kan ta del av handlingen på plats så behöver de inte ta betalt för någon kopia alls.
Då ringer en annan handläggare upp och ber om ursäkt för att jag fått vänta på handlingen, som kommer direkt i ett mejl.
Några dagar senare försöker en kommun pracka på mig handlingar jag inte beställt. Jag ber om en leverantörsreskontra, en lista över alla utbetalningar till ett visst företag. Jag får svaret att det kostar runt tusen kronor att få ut 489 fakturor och frågan om jag accepterar kostnaden. Jag meddelar att jag aldrig har bett om några fakturor och att listan knappast kan överstiga nio sidor, vilket är deras gratisgräns. Jag får den också.
Det finns förstås myndigheter och registratorer som gör sitt yttersta för att lämna ut handlingar snabbt och effektivt utan att fundera över hur de kan göra det så dyrt som möjligt.
Men allt oftare råkar jag ut för det här nya ofoget, där myndigheter i stället för att berätta hur jag enklast och billigast kan ta del av handlingarna skickar ett kostnadsförslag med extra allt.
Det är inte orimligt att det finns en möjlighet för myndigheter att ta ut en självkostnadsavgift för kopior, enligt avgiftsförordningen eller kommunfullmäktigebeslut.
Men att skicka handlingar digitalt är i dag oftast både billigare och enklare än att skriva ut dem för att kunna ta del av dem gratis på plats. Trots det använder sig allt fler av möjligheten att ta ut en avgift för digitala kopior. Det utredningsförslag om digitala handlingar som ligger på regeringens bord föreslår inte heller att digitala handlingar ska vara helt gratis, utan börja kosta från tionde filen.
Samtidigt sväller informationsavdelningarna. Myndigheter och kommuner har aldrig tidigare lagt så mycket pengar på att marknadsföra sig själva.
Det allra bästa och mest kostnadseffektiva vore så klart att automatiskt göra fler handlingar tillgängliga som öppen data. Det går. Titta till exempel på brittiska motsvarigheten till Bolagsverket – Companies House.
Och förstås – att lägga tiden på att hjälpa människor att begära ut rätt handlingar, i stället för att försöka sälja på dem information de inte bett om.
