Raderade e-postloggar hindrar grävjournalistik
När jag nyligen föreläste för journalister om olika sätt att göra research på så visade jag ett antal exempel där e-postmeddelanden spelat en viktig roll.
I ett fall hade en hög chef på ett kommunalt bolag låtit sig bjudas på vinprovning och en trerättersmiddag av en leverantör, något som kunde beläggas tack vare skärskådade e-postmeddelanden.
Men det finns ett återkommande bekymmer när vi journalister försöker få ut e-postmeddelanden från politiker eller tjänstemän: Det är de själva som får bedöma vad som är allmänna handlingar och inte. Det leder inte sällan till att de meddelanden vi journalister får ut är de allra minst intressanta.
I sådana situationer har vi kunnat begära ut en logg över alla in- och utkommande e-postmeddelanden och kontrollera om politikern eller tjänstemannen försökt dölja någonting för oss.
Men e-postloggarna är på väg att långsamt försvinna. Hos många myndigheter sparas loggarna numer endast i fem veckor. Regeringskansliet är ännu sämre och började för ett år sedan radera e-postloggar efter bara två veckor. Nästan alla andra typer av handlingar måste sparas betydligt längre på våra myndigheter runtom i Sverige.
Skälet till att e-postloggarna kan raderas så snabbt är att Riksarkivet definierat e-postloggar som ”handlingar av tillfällig eller ringa betydelse”.
Men ingenting kunde vara mer fel.
Myndigheters loggar för e-post och telefonsamtal är viktiga insynsdokument som behöver sparas och hållas tillgängliga för allmänheten. Loggarna används flitigt av journalister runtom i Sverige för att granska myndigheter och de aktörer som myndigheterna har kontakt med. Flera av de senaste årens viktigaste avslöjanden har byggt på information i olika typer av loggar. Dagens Nyheters granskning av riksrevisorerna och Sveriges Televisions granskning av Stockholms läns landstings så kallade “strumpavtal” är bara två exempel.
Flera organisationer och personer har försökt lobba för att få Riksarkivet att plocka bort e-postloggarna från listan på handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse. Hittills tycks alla ansträngningar varit förgäves.
Och okej, nu blir det nördigt.
Loggar som skapas automatiskt och finns centralt på myndigheters IT-avdelningar kan ibland vara helt avgörande för att avslöja missförhållanden. Loggarna har många fördelar jämfört med exempelvis skärmdumpar från enskilda tjänstemäns datorer som visar deras in- och utkorgar.
För det första behöver tjänstemannen då inte bli inblandad.
För det andra – och viktigaste – visar loggarna även mejl som tjänstemännen har raderat från sina personliga tjänstemejlkonton. Logguppgifter om mejl kan vara intressanta även om mejlen har raderats eftersom de ändå visar att en kontakt har förekommit. I vissa fall är det lika intressant som själva innehållet i korrespondensen. Genom loggen kan man också hitta mejl som har raderats felaktigt och därför, i möjligaste mån, ska återskapas från säkerhetskopierat material.
Så, här har riksarkivarien Karin Åström Iko möjlighet att göra en viktig insats för Sveriges stolta historia av insyn i det offentliga. Riksarkivet bör ta det initiativet och i stället signalera att loggar för e-post, telefonsamtal och annan kommunikation vid myndigheter ska sparas så länge som möjligt och vara lätt att ta fram och presentera för allmänheten.
