Den nya effektiva redigeringen Layouten styr

Reportrar måste redigera. Redigerare skriva. Den layoutstyrda produktionen sveper in över dagspressen. Avsikten är att effektivisera planering och formgivning.

Längst har Svenska Dagbladet och Göteborgs-Posten kommit.

Journalisten har tittat på hur det har gått för dem. Efter två år är bilden minst sagt splittrad. På SvD har man gått till reträtt, medan GPs ledning har en tuffare attityd och håller kursen.

När konkurrensen på mediemarknaden hårdnar och multikompetens, flexibilitet och teknisk innovation blivit mantran för strateger och beslutsfattare är det de mest etablerade som får det svårast.

Stora organisationer med komplicerade rutiner, omfattande tekniska system och väl utvecklade yrkesroller ska plötsligt kasta allt över ända och raskt omfamna något nytt.

Och blir det inte stora famnen tvingas man ändå för det mesta att ta skeden i vacker hand.

Motiven till nyordningen kan variera, men besparingar är ofta en del av ekvationen – och den som uppmärksammas mest. Alltså var det inte med personalens jubel i öronen som ledningarna på GP och SvD för ungefär två år sedan förklarade att de skulle organisera om och införa ett nytt ombrytningsprogram. På Svenskan hade man skissat på det redan 1997, men när det väl presenterades våren därpå ”råkade” det kollidera med ett mjukvarsel på tidningen.

– Vår tanke var inte att rationalisera bort personal, utan att bygga upp en smidigare organisation och att få redigeringen att fungera bättre, säger Mia Bjelkholm, stf redaktionschef och projektledare på SvD och den som varit ansvarig för införandet av layoutstyrd produktion på SvD.

– Vi ville göra det möjligt för redigerarna att utnyttja sin journalistiska kompetens bättre. Sedan såg säkert en del i ledningen möjligheter att använda nyordningen för att spara när det blev aktuellt med nedskärningar.

Vad innebär då layoutstyrd produktion i konkreta termer?

Genom att introducera databas- och layoutsystemet Impress skulle man uppnå en mängd förbättringar, hävdade man.

Så här var det tänkt:

• Samtliga skribenter skriver i Impress ordbehandlare. Texten lagras i en central databas – något tidningen dittills saknat. Texterna kan enkelt publiceras på webben och i Svenskans online-tidning.

• Reportern får större krav på sig att lämna en mer genomarbetad text. Reportern sätter mellanrubriker och lämnar rubrikförslag. Texten förses redan i Impress med rätt typografimallar.

• Arbetsledarna får i systemets layoutdel god tid på sig att under dagen lägga upp en provsida och beräkna vilken placering och vilket utrymme varje reporter får för sitt knäck.

• När reportrarna lämnat sina texter – i rätt längd, eftersom de i förväg vetat exakt hur långa de får bli – överförs mallsidan från Impress till Quark Xpress, där den uppenbarar sig färdig och klar för tryckning.

• Reportrarna får förutom utbildning i Impress även lite kunskaper i Quark Xpress för att kunna utföra eventuella finjusteringar innan sidan går i tryck. Det ökar reportrarnas känsla för de krav redigeringen ställer på dem. Samtidigt får redigerarna mer tid att följa nyhetsflödet och jobba mer kvalitativt.

• Behovet av vikarier på redigeringen minskar – blir någon sjuk kan en reporter hoppa in.

• Schemamässigt ska reportrarna redigera ett visst antal dagar i månaden, medan arbetsledare och redaktionssekreterarna ska använda Impress varje dag för att planera sidorna.

Nu blev det inte riktigt så.

– Vi testade ett roterande schema på Näringslivs- och Inrikesredaktionerna, men avbröt försöket efter ett tag. Många reportrar kände sig stressade av att behöva redigera. Men för många gav erfarenheten faktiskt bättre förståelse för redigerarnas krav på att lämna i tid, hålla längden och skriva rent, säger Mia Bjelkholm.

– De som varit mest negativa mot Impress-redigeringen är faktiskt erfarna Quark-redigerare. De tycker att det bara är onödigt, och att de gör ett bättre jobb direkt i Quark.

Under sommaren 1998 upplevde fler och fler att det nya programmet och den nya organisationen inte fungerade.

Birgitta Gerdin, redigerare, minns hur hon en kväll fick en Impressida med ett grafikblock inritat. När hon förde över sidan till Quark visade sig grafiken bli mycket större där och hela sidan föll ihop. Reportern hade glömt att kolla måtten och tagit fram en standardmall i Impress med ett grafikblock.

– Då blev jag förbannad och slutade använda Impress.

Allt fler slutade använda programmet för redigering och ledningen gav upp försöken att tvinga på medarbetarna systemet.

I stället bytte den taktik.

I dag svär inte Birgitta Gerdin över urballade Impressmallar. Nu ägnar hon sig åt att tala sig varm för systemets möjligheter. Hon jobbar tillsammans med Tomas Askeberg på heltid med att förbättra systemet och hitta nya vägar att få det mer funktionellt inom organisationen.

De finns till hands när medarbetare undrar över något, och jobbar med att uppgradera och förbättra systemet. En svårighet är att man till skillnad från i Quark Xpress inte kan se texterna flöda i Impress-mallen. När de sedan förs över till Quark blir det också ofta omflödningar i layouten som måste rättas till.

– Det där beror till viss del på att Quark Xpress vägrat lämna ut information om sitt program till Impress. Då går det inte att få till en exakt översättning, förklarar Tomas Askeberg.

Han nämner att Quarks konkurrent Adobes Indesign visat en annan attityd och att möjligheten att byta program är ”en intressant tanke”. Men hittills finns inga konkreta planer på ett byte.

I dag använder Svenskans journalister i varierande grad Impress. Alla skriver sina artiklar i systemet, och därmed har man en fungerande databas. Det har lett till att tidningen även kunnat spara in runt tio tjänster på arkivavdelningen – personer som antingen fått avgångsvederlag eller omskolat sig till andra uppgifter, bland annat till att jobba med grafik.

På vissa redaktioner – som Namn och Familj – använder de flesta hela systemet, medan det på till exempel Inrikesredaktionen främst är arbetsledare och redaktionssekreterare som utnyttjar layoutdelen.

– Många tröttnade i början eftersom programmet fick burkarna att bomba konstant. Man orkade inte och gav upp. I dag fungerar det mycket bättre – men nu är folk inte så intresserade längre, säger Henrik Ennart, biträdande inrikeschef.

Han använder själv Impress mallsidor som ett ”visuellt planeringsverktyg” – men inte jämt.

– Det hänger på samspelet med dem som redigerar. Vill de jobba med en Impressmall gör jag det, vill de inte så slipper de.

– Men som textmänniska kan jag ha nytta av att göra en sorts skiss i Impress, det ger i god tid idéer om vad som behövs. Upptäcker jag att det skulle passa med ett frimärksporträtt ser jag till att få tag på en passbild.

Journalistklubbens ordförande Klas Tägil säger att fackets inte varit emot att testa layoutstyrd produktion. Man såg det som kompetenshöjande, men trodde inte att programmet i sig skulle minska behovet av redigerare och redigerarvikarier.

– Jag minns att jag diskuterade det med redaktionschefen en gång. Han trodde vi kunde spara in 20 redigerartjänster om det skulle bli nödvändigt, och jag sa att det kommer aldrig att ske, skattar han.

Hittills har Tägil fått rätt. Facket krävde att man skulle ha utrymme för att kalla in vikarier vid behov, och så har det också blivit.

– Det är ju bra att alla medarbetare får större kunskap om hela arbetsprocessen, och mer förståelse för de olika yrkesgruppernas krav och villkor. Men jag tycker att man ska se redigerarna som en viktig yrkesgrupp man bör satsa på – inte som några städare som har till uppgift att fixa till lite sidor som bryts av amatörredigerare.

Birgitta Gerdin tycker att de tidningar som funderar på att införa layoutstyrd produktion måste diskutera igenom vad man vill uppnå.

– Det är viktigt att tala om vilka fördelar man kan få med systemet, och att det inte enbart sammankopplas med besparingsåtgärder. Gör man inte det blir det svårt att vinna acceptans hos medarbetarna.

På GP har man valt en lite annorlunda väg. Där har ledningen haft samma mål som på SvD – att effektivisera organisationen och samtidigt spara in på vikarier – men den har varit hårdare i genomförandet. De olika avdelningarna på GP har dock själva fått bestämma hur de i detalj skulle lösa situationen.

Kravet har varit att alla medarbetare skulle genomgå utbildning i Quark Xpress och Impress. På GP har man genomfört rotationscheman där reportrar i varierande grad får jobba som redigerare inräknat att göra färdig sidan i Quark.

Gert Gelotte är reporter och krönikör på Politik och Näringsliv, där han sju dagar i följd varje månad måste jobba som kvällsreporter. Kvällsreportern bryter inte på skärm, men håller koll på nyhetsflödet, jagar telegram och utför annat som hör till nyhetsarbetet.

– Jag gör det eftersom jag inte ville jobba med redigering. När den nya organisationen kom krävde jag att enbart få jobba med redigering ett par månader, annars skulle jag inte bli tillräckligt duktig. Nu blev det inte så, i stället fick jag välja att bli kvällsreporter.

För egen del tycker han omorganiseringen bara skapar problem.

– Den vecka jag redigerar jobbar jag inte med min egentliga uppgift. Sedan är jag ledig två dagar. Därefter har jag tre dagar på mig att jobba med skrivandet, sedan är det helg igen. I praktiken har mitt utrymme som specialreporter gått ned från 100 till 50 procent, tycker han.

Han tycker att rotationsschemat har sänkt avdelningens redaktionella kvalitet.

– Färre nyheter jagas fram. Först när ledningen insett att vi stått på avgrundens rand har den backat.

– Under valrörelsen insåg den att det inte skulle fungera, och plockade in vikarier på redigeringen.

Att specialreportrarnas långsiktiga arbete får sig ett avbräck av att de måste byta arbetsuppgifter fram och tillbaka är ett argument som de kritiska på GP gärna tar upp.

Journalistklubbens ordförande Nils Svensson tycker också att man valt fel väg när man tvingar på reportrar nya uppgifter.

– I stället för att odla sin specialkompetens ska de ägna sig åt annat och vara bra på lite av varje.

– Många upplever det som enormt stressande. Jag vet att folk kommit flera timmar för tidigt till jobbet när de ska redigera bara för att inte komma efter med sitt ordinarie jobb.

– Det handlar om en yrkesstolhet, och att kunna fortsätta ge läsarna en bra tidning.

I början av året presenterade klubben resultatet av en egen undersökning om omorganiseringen. Underlaget var djupintervjuer med 20 medarbetare. ”Resultatet var nedslående. Alltför många av de tillfrågade kände sig stressade och frustrerade av projektet”, skrev man i Klubbnytt.

Carina Söderström var ansvarig projektledare för Brytpunkten, GPs namn för omorganiseringen. Hon förklarar att de ekonomiska motiven till genomförandet inte går att ignorera.

– Vi har blivit mer konkurrensutsatta på senare år, bland annat genom att Metro dykt upp i vårt spridningsområde. GP har som policy att inte sparka folk, och det här var ett sätt att minska behovet av vikarier på redigeringen och på det sättet efterleva sparkrav från ledningen.

Hon tycker att det är bra att de olika avdelningarna själva lägger upp sina scheman, eftersom det är de som bäst känner sina behov.

– Det finns ingen enkel lösning för hur man organiserar detta. Till stor del upplever jag det som att de flesta hittat sin plats i den nya organisationen. En del reportrar tycker att det är kul att redigera, och en del redigerare har tagit chansen att arbeta med reportersysslor.

Bland de positiva effekter som Brytpunkten skapat finns enligt Söderström en allmän höjning av den journalistiska kompetensen under kvällarna, eftersom det nu i huvudsak är tidningens fasta journalister som redigerar GP i stället för oerfarna vikarier.

Mindre nöjd är Carina Söderström med Impress prestanda.

– Systemet har inte visat sig vara så tillförlitligt och tekniskt utvecklat som vi hoppades. Vi jobbar hela tiden på att förbättra det.

Att backa och låta reportrarna slippa redigera som på Svenska Dagbladet är dock inte aktuellt, inte heller att tillsätta en konsult- och supportgrupp för att uppmuntra användandet av Impress.

– Brytpunkten är nu en permanent del av organisationen på GP. Vad gäller Impress är det inte aktuellt att jobba offensivt med att få folk att använda systemet just nu. Vi måste lösa de tekniska brister som finns innan det på ett övertygande sätt går att göra en sådan drive.

Göteborgsredaktionen har hunnit längst med att införa Impress. Enligt Leif Uhlin, som var redaktionschef under större delen av projektet, fungerar det också bra.

– De som jobbar här har själva lyckats hitta en schemalösning som passar dem. De som inte vill redigera jobbar som kvällsreportrar, och en del redigerar mindre än andra.

Han tycker att Impress är ett bra planeringsverktyg för nyhetschefer, och att det gör det möjligt att på ett tidigt stadium förutse vilka ändringar som behöver göras.

– 30 procent av de sidor som ritas upp från början håller också till en färdig sida. Vi är ju väldigt flexibla annars, och det händer att man ändrar i formen flera gånger under dagen, beroende på vad som händer med knäcken.

Peter Linné är reporter och redigerare på Göteborgsredaktionen. Han jobbade tidigare på Sporten, och tror att han fick byta bland annat eftersom han jobbat med redigering i Quark.

– Jag redigerar hellre än ringer poliskoll tjugo gånger under en kväll, säger han och syftar på alternativet som kvällsreporter.

En helg i månaden och en kväll i veckan ägnar han sig åt redigering. Han tycker att den nya organisationen är bra och tillför mer gott än ont till det redaktionella arbetet.

– När man säger att man inte vill redigera för att det inte går att jobba med sitt specialområde håller jag inte riktigt med. Det beror på vilket schema man har.

– Själv tycker jag det fungerar. Det är också viktigt att alla hjälps åt när vi pressas av konkurrenter och besparingar. Alla blir bättre införstådda med vad som krävs för att göra en bra tidning.

– Jag kan visserligen inse att man som 55-åring inte känner lust att börja jobba på ett nytt sätt. Men själv är jag 40 och vill skaffa mig ny kompetens och följa med i utvecklingen.

MIKAEL FUNKE

mf@sjf.se

FAKTA – Layoutstyrd produktion

Impress är ett system för layoutstyrd produktion som innehåller ordbehandling, ombrytning, stavningskontroll och en arkivfunktion.

När reportern skriver i ordbehandlingsprogrammet kopplas hans text till ett utrymme i layoutmallen. Därmed kan han se hur långt han får skriva.

Efter att ha kört stavningskontroll hamnar texten på layoutmallen. Reporterns mellanrubriker, rubrikförslag och faktarutor stoppas in i begärda typografimallar – ett moment mindre för redigeraren. Samtidigt lagras alla texter i en gemensam databas.

Efter att sidan fyllts med artiklar omvandlas den till en färdig och formgiven sida i Quark Xpress. I Impress finns möjlighet att nyttja färdiga layoutmallar eller att bygga egna.

Impress har införts på bland annat SvD och GP. Även VLT planerar att införa systemet.

Ett annat liknande system är Saxo. Det har introducerats på bland annat Kristianstadsbladet och Skånska Dagbladet.